Das Ergebnis der Umfrage zeigt, dass es scheinbar keine einheitliche Sichtweise auf Effektivität und Effizienz gibt. Bereits diese nicht repräsentative Umfrage zeigt jedoch, worin das Missverständnis liegt. Oft werden die beiden Begriffe fälschlicherweise synonym verwendet.
„Die erste Weichenstellung für eine erfolgreiche digitale Transformation ist die Klärung der beiden Begriffe effektiv und effizient“
Effektiv:
Wer effektiv handelt, ist zuerst am WAS / WER / WELCHE orientiert, also: was soll erreicht werden? Was sind die Ziele des Projekts oder der Organisation? Was soll wirklich erreicht werden. Was benötige ich, um die Ziele zu erreichen? Habe ich wirklich verstanden, WAS hinter dem Ziel steckt. Welche Optionen habe ich, das Ziel zu erreichen?
Die folgenden Umfrage Ergebnisse beschreiben wichtige Aspekte der Effektivität:
- Werte
- richtig, durchdacht (war der Effizienz zugeordnet)
- Umwelt
- Ziel, zielführend
- Veränderung
- Wirksam
- Nutzen
- ökonomisch (aber Vorsicht, wir meist mit effizient verwechselt!)
- Organisation
- Erfolg
Effizient
Zur Effizienz gehören:
- Leistung
- Aufwand
- Ressourcen
- Gewinn
- Profitabel
- Maximum
- billig
- Druck
- ressourceneffizient
- energieeffizient
Bei der Effizienz steht die Frage nach dem WIE im Mittelpunkt. Wie erreiche ich das Ziel unter optimalem Einsatz aller Ressourcen? Was kann ich optimieren?
Digitalisierung
Wer die Effizienz an den Anfang der Digitalisierung stellt, wird voraussichtlich keine nachhaltig erfolgreiche digitale Transformation hinbekommen!
Leider finden wir in unserer Umfrage die Digitalisierung groß in der Effizienzwolke. Das ist leider eine Fehlentscheidung.
Um Effektivität und Effizienz auseinanderzuhalten, können Sie sich folgende Leitsätze merken:
Effektiv sein, heißt, die richtigen Dinge tun. Richtig ist Adjektiv
Richtige Werte, richtige Ziele, richtige Organisation, richtige Wirkung,....
Effizient sein, heißt, die Dinge richtig zu tun: Richtig ist Adverb
optimieren, viel leisten, hohe Gewinne, profitabel handeln, billig produzieren, druck ausüben
Das Ihnen wahrscheinlich bekannte Steuerformular ist ein einfaches Beispiel, um den Unterschied von effektiv und effizient klar zu machen und aufzuzeigen, warum die Digitalisierung so langsam voranschreitet.
Links das alte Formular wurde 1:1 übersetzt in das sogenannte digitalisierte Formular. Der Abgabe Prozess wurde digitalisiert und kann nunmehr digital übermittelt werden.
Wenn das Ziel lautete, „führe eine digitale Übermittelung der Daten ein“, wäre dieses erfüllt, wahrscheinlich sogar effektiv, denn alle Anforderungen wurden erfüllt, es wurde das RICHTIGE gemacht. Sollte das Ziel aber nicht völlig anders lauten? Zum Beispiel:
Im Rahmen der Digitalen Transformation, soll die Verarbeitung aller behördlichen Prozesse so neu gestaltet werden, dass dabei die Interessen aller Stakeholder berücksichtigt werden, unterschiedliche Verwaltungsdisziplinen integriert werden und höchstmögliche Datensicherheit erreicht wird.
Um also die richtigen Dinge zu tun, könnte man u.a. die folgenden Fragen Stellen:
- Wer sind die Stakeholder (Verwaltung, Justiz, Politik, Bürger,…)?
- Welche Prozesse müssen wir betrachten (Eingabe, Verbeitung, Ausgabe,…)?
- Welche Daten sind betroffen (Finanzen, Gesundheit, Wirtschaft,….)?
- Welche Prioritäten?
Erst wenn diese Fragen geklärt sind, geht es um Effizienz: wie können wir die priorisierten Ideen in Maßnahmen umsetzen, idealerweise in kleinen Schritten, so dass wir uns unserem Ziel Schritt für Schritt mit nachvollziehbarem Fortschritt näher kommen.
Agile Strukturen
Das Problem ist, dass sich komplexe Prozesse oder Verwaltungsprozesse nicht auf einen Schlag und vor allem nicht von Oben Nach Unten (Top Down) umsetzen lassen. Sie müssen in Pilotprojekten und parallel umgestellt werden. Dafür ist die Kreativität der Spezialisten aus der Fläche gefragt. Diese finden jedoch in einer streng hierarchischen Organisation, in der pluralistische Ignoranz und vorauseilender Gehorsam vorherrschen, selten Gehör.
Die Lösung sind flach organsierte agile Teams mit dynamischen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Man kennt dies mittlerweile als „Agile Entwicklung“. Auch hier gilt es, Organisationen schrittweise zu transformieren. In Unternehmen, werden beispielsweise für spezielle Aufgaben Agile SCRUM Pilot Teams gebildet, die mit dem Rest der Organisation kontinuierlich kommunizieren und das Große Ganze voranbringen.
